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Aliments et Boissons

Planification des repas

L’un des aspects les plus importants à considérer au moment d’organiser un repas est que les personnes puissent avoir le temps suffisant pour manger tranquillement, échanger et profiter de l’intervention, le cas échéant. Généralement, il faut prévoir de 30 à 40 minutes pour un petit-déjeuner continental, de 45 à 60 minutes pour un petit-déjeuner complet, de 45 à 60 minutes pour le repas de midi et 20 minutes par plat pour le dîner. Pour les pauses café il faut prévoir un minimum de 15 minutes pour les groupes allant jusqu’à 100 personnes, 30 minutes pour les groupes jusqu’à 1000 personnes et de 30 à 45 minutes pour les groupes de plus de 1000 personnes.

Assurez-vous de demander à tous les participants quels sont leurs besoins particuliers, régimes ou restrictions alimentaires. Si vous avez acheté un forfait réunion complet (CMP), les pauses café et les repas sont compris. Si vous avez opté pour une réunion à la carte, organisez-vous conformément aux éléments suivants : deux tasses de café ou de thé par personne pour la pause du matin et une tasse de café/ thé pour la pause de l’après-midi.

Envisagez la possibilité d’installer un buffet pour le déjeuner pour les petites sessions de travail en groupe. Les buffets proposent de la variété et un service rapide. Certains hôtels ont des conditions minimum pour les buffets. Renseignez-vous à l’avance pour connaître le nombre de convives minimum nécessaire et quels sont les possibles coûts supplémentaires.

Pour les repas plus formels et/ ou des tables VIP, considérez la possibilité de disposer d’un serveur par table. Il est habituel de disposer d’un serveur pour deux deux tables pour les dîners à trois ou quatre plats et d’un serveur pour trois tables pour les repas. Vérifiez avec l’établissement les frais éventuels pour les serveurs supplémentaires.

Considérez l’option d’une table de salades ou de desserts pour accélérer les temps de service et vous adapter au programme.

Il est possible de servir du vin pendant les repas au lieu d’offrir un service complet de bar pour contrôler les frais et veiller à ce que l’atmosphère soit plus élégante lors des dîners. En fonction des dimensions du verre de vin, une bouteille peut servir 4 à 5 verres et il faut proposer 1 ou 2 verres par personne et par repas.

Demandez s’il existe des frais supplémentaires de pourboires, frais de service, frais d’ouverture, trancheur, barman, etc.

Vérifiez auprès de l’établissement les temps estimés pour chaque repas pour élaborer un programme approprié pour les intervenants, les prix, etc.

Pensez toujours à servir des repas différents et sains pendant les réceptions de cocktail en accord avec les tendances les plus actuelles et avec une bonne présentation visuelle.  Si vous disposez de bars, il est convenable de disposer d’un barman toutes les 75/100 personnes. Pour moins de 100 personnes, les consommations seront payées au bar. Proposez des boissons sans alcool en plus de la bière, du vin et des liqueurs des premières marques. Envisagez la possibilité d’offrir une liqueur maison pendant une période de temps limitée ou un nombre limité de verres par personne pour contrôler les frais en boissons alcooliques.

Décor et créativité lors des événements de restauration

Le décor peut faire la différence dans un événement. Pour le vôtre, renseignez-vous sur le linge de table, les centres de table et le décor des buffets disponibles sur place. Il est possible de trouver des fournisseurs qui louent tout type de décor pour des événements spéciaux qui peuvent considérablement améliorer l’atmosphère. Demandez des références aux responsables de la restauration de la conférence. Pensez à quelque chose de différent pour les centres de table. Des objets tels que le produit de votre client ou des supports publicitaires peuvent être une excellente alternative aux fleurs.