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Réunions Guide pour les Organisateurs de Réunions Avant et après les Conférences

Avant et après les Conférences

Planification préalable

Avant tout événement, il est important d’organiser une réunion préalable avec votre personnel, dans les installations et avec les fournisseurs. Au plus tard, elle doit avoir lieu la veille de l’événement. Les réunions préalables sont le moment pour que le personnel clé se rencontre et discute les détails de dernière minute. Même s’il s’agit d’un événement uniquement pour 10 personnes, il est conseillé d’organiser une réunion préalable. Le Directeur Général de l’établissement, le personnel du département des ventes assigné au client, le directeur des services de conférences, le directeur de restauration et un représentant du service technique doivent y assister.

 

Suivi ultérieur

  • Organisez une réunion ultérieure à l’événement avec les mêmes personnes qui ont participé à la réunion préalable. Evaluez quels éléments ont fonctionné et quelles ont été les défaillances, vérifiez les factures et demandez un retour direct de l’établissement.
  • Demandez aux assistants de commenter le contenu et le format du programme, les installations, les intervenants, la restauration et toute activité spéciale réalisée.
  • Il est intéressant de demander les commentaires du « client » de l’événement. Ainsi, vous pouvez déterminer si les objectifs, les implications financières de l’événement et les étapes à suivre conformément aux résultats ont été atteints.

Considérez des outils de mesure plus formels pour évaluer le retour sur investissement. Voici certaines façons de procéder :

  • Envisagez les objectifs uniques des réunions individuelles à évaluer.
  • Testez les participants avant et après les sessions de formation pour savoir ce qu’ils ont appris et comment.
  • Partagez un rapport sur le retour sur investissement avec la direction.
  • Préparez un rapport écrit de la réunion pour les archives et le partager avec la direction.
  • Classez les contrats pour de futures réunions.
  • Rédigez des lettres de remerciement pour le personnel, les intervenants, le personnel de l’hôtel et les fournisseurs.