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Gestion des Hébergements

Gestion de l’hébergement

En tant qu’organisateur, l’une des choses les plus importantes à gérer ce sont les réservations groupées. Vous pouvez utiliser ce document comme guide pour vous aider à organiser votre travail.

  • Choix des hôtels
    • Prenez connaissance des besoins, des préférences, de l’appartenance à des programmes de séjours fréquents et de la fourchette de prix préférée de vos participants.
    • Suivez l'historique de réservation des chambres de votre groupe. Consultez-le fréquemment pour déterminer le nombre de chambres à réserver et le modèle à suivre.
    • Visitez au moins une fois l’hôtel choisi
    • Passez en revue d’autres possibles hôtels avec le service de navette choisi et évaluez les coûts.
    • Informez-vous sur les nouveaux hôtels construits et prenez-les en compte. Soyez également au courant de tous les travaux de réaménagement programmés.
    • Informez-vous sur les dates de la haute saison du site et de l’hôtel choisi. Recherchez quels sont les tarifs potentiels pendant cette période et tentez de savoir quels groupes sont hébergés à ce moment-là et à quel tarif
  • Assurez un suivi des réservations des chambres
  • Surveillez le processus de façon permanente. Vérifiez également les standards. Soyez préparé pour réaliser toute modification, notamment :
    • Réduction du bloc de chambres ou ajustement des blocs (par exemple, jours d’arrivée et de départ ou les jours précédant ou suivant les dates officielles de la réunion).
    • Ajout de chambres (cela est plus facile dans les hôtels où vous avez déjà une réservation).
    • Si possible, permettez aux participants de réserver par un autre moyen : téléphone, fax, e-mail, Internet et courrier.
    • Réalisez des rapports de réservation détaillés
  • Communications
  • Déterminez quelles informations vous devez obtenir auprès des hôtels pour communiquer aux participants ce dont ils ont besoin pour faire leurs réservations.

    Cela peut comprendre :

    • Les tarifs des chambres, les taxes et autres frais.
    • Les installations : centre de fitness, café dans la chambre, accès à Internet, service de chambre et horaires, etc.
    • Descriptions et schémas des suites.
    • Si l'hôtel fait partie du circuit d’une navette.
    • Le nombre de chambres disponibles.
    • Les informations sur les chambres et les services avec des besoins particuliers.
    • Vérifiez que le personnel interne, de l’administration ou tiers est préparé pour répondre aux questions par téléphone.
    • Informations pour les participants. Créez une section « Foire aux questions » sur votre site Internet ou sur papier et faites-la circuler.
    • Il est important de communiquer avec vos collaborateurs. Voici certains éléments sur l’importance de communiquer :
    • Le profil du groupe (vos politiques et procédures, le personnel clé, les VIP, les schémas de trafic, etc.).
    • Historiques passés.
    • Les besoins particuliers des VIP, du personnel des réunions, des fournisseurs, des intervenants, etc.
    • Les instructions de facturation et quels sont les signataires autorisés du compte principal.
  • Gestion sur place
    • Avant la réunion, rencontrez les responsables des hôtels pour passer en revue tout changement et répondre à toutes les questions. Organisez toujours une rencontre avant le début de la réunion.
    • Obtenez des rapports de réservation à jour de dernière minute.
    • Installez un bureau d’information ou d’accueil où les participants peuvent obtenir de l’aide et poser des questions.
    • Vérifiez les réservations des membres de la direction, des personnes VIP, des intervenants, du personnel, des fournisseurs et de toute autre personne ayant besoin d’une facturation ou d’un traitement spécial ou pour éviter qu’elles soient envoyées dans un autre hôtel.
  • Évaluation ultérieure à la rencontre
  • Exigez un rapport post réunion dans le contrat avec l’hôtel. Certains contrats exigent un rapport complet post réunion avant le règlement du compte principal.

    Lisez le rapport post réunion avec l’hôtel. Ce dernier doit comprendre :

    • Les chambres réservées par nombre de jours à l'avance : 120, 90, 60, 30, 7.
    • La réservation totale finale et les chambres du personnel/ de courtoisie.
    • Les recettes associées aux salles de réunion et à la restauration.
    • Les recettes des points de vente : restaurants, boutiques de cadeaux, club sportif, etc.
    • Le nombre de suites utilisées et le modèle.
    • Rencontrez le personnel de l’hôtel et enregistrez les tendances ou les facteurs qui peuvent avoir eu un impact sur le groupe.
    • Communiquez ces informations lors des prochaines réservations et utilisez-les pour déterminer les réservations des chambres en bloc et les modèles d’utilisation à l'avenir. Il s’agit de l’outil le plus important pour vendre la valeur de votre programme à un autre hôtel.
    • Insérez des questions sur les hôtels et le service d’hébergement dans vos formulaires d’évaluation. Réalisez le suivi des commentaires négatifs des participants pour déterminer quels sont les points à améliorer.
    • Évaluez le processus d’hébergement en interne. Déterminez quels changements doivent être introduits à l’avenir.