Quelle que soit la taille de l’événement, votre travail consiste à inscrire tous les participants. Même si dans certains cas il s’agit uniquement de noter les noms et de créer des badges, parfois vos tâches seront bien plus compliquées. Vous pourriez par exemple avoir à assurer la récupération de données et l’intégration avec différentes technologies. Il est également possible que vous deviez créer des billets ou d’autres mécanismes pour indiquer les sessions, les événements ou les excursions spécifiques auxquels les participants peuvent assister.
Une autre tâche consiste à suivre la participation réelle des assistants aux sessions, en particulier, pour accorder des crédits de formation permanente. Alors que la procédure d’inscription doit être simplifiée au maximum pour les participants, elle peut devenir l’une des tâches les plus complexes de la planification des réunions.
Même si l’inscription doit être l’une des tâches les plus simples pour les assistants, cette dernière peut devenir l’une des activités les plus complexes de la planification des réunions.
- Rien de pire que d’écorcher le nom sur le badge d’un participant ou de facturer des frais en trop sur sa carte de crédit. Veillez à ce qu’une deuxième personne vérifie les données traitées avant d’envoyer la confirmation.
- Envoyez des confirmations de réception des informations et des frais d’inscription dans un délai de 24 à 48 heures, si possible jamais après 10 jours ouvrables. Si possible, envoyez les confirmations par voie électronique pour réduire les coûts.
- Incitez les assistants à joindre leur carte professionnelle plutôt que de fournir les données à la main, pour faciliter la lisibilité.
- Permettez aux sociétés d’enregistrer différents participants avec une liste simple au lieu d’insister pour qu’ils remplissent des inscriptions individuelles.
- Encouragez le personnel chargé de la saisie des données à contacter la personne concernée s’il existe des doutes sur ces informations. Exigez que le participant soit joint pour obtenir son acceptation si la facturation de frais d’inscription supérieurs s’avère nécessaire.
- Créez un fichier de « problèmes » pour les inscriptions en attente de réponse du participant pour les traiter. Conservez le fichier dans un espace commun pour que tout le personnel chargé de la saisie des données puisse y accéder.