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Inscription d'événements

Quelle que soit la taille de l’événement, votre travail consiste à inscrire tous les participants. Même si dans certains cas il s’agit uniquement de noter les noms et de créer des badges, parfois vos tâches seront bien plus compliquées. Vous pourriez par exemple avoir à assurer la récupération de données et l’intégration avec différentes technologies. Il est également possible que vous deviez créer des billets ou d’autres mécanismes pour indiquer les sessions, les événements ou les excursions spécifiques auxquels les participants peuvent assister.

Une autre tâche consiste à suivre la participation réelle des assistants aux sessions, en particulier, pour accorder des crédits de formation permanente.  Alors que la procédure d’inscription doit être simplifiée au maximum pour les participants, elle peut devenir l’une des tâches les plus complexes de la planification des réunions.

Même si l’inscription doit être l’une des tâches les plus simples pour les assistants, cette dernière peut devenir l’une des activités les plus complexes de la planification des réunions.
  • Rien de pire que d’écorcher le nom sur le badge d’un participant ou de facturer des frais en trop sur sa carte de crédit. Veillez à ce qu’une deuxième personne vérifie les données traitées avant d’envoyer la confirmation.
  • Envoyez des confirmations de réception des informations et des frais d’inscription dans un délai de 24 à 48 heures, si possible jamais après 10 jours ouvrables. Si possible, envoyez les confirmations par voie électronique pour réduire les coûts.
  • Incitez les assistants à joindre leur carte professionnelle plutôt que de fournir les données à la main, pour faciliter la lisibilité.
  • Permettez aux sociétés d’enregistrer différents participants avec une liste simple au lieu d’insister pour qu’ils remplissent des inscriptions individuelles.
  • Encouragez le personnel chargé de la saisie des données à contacter la personne concernée s’il existe des doutes sur ces informations. Exigez que le participant soit joint pour obtenir son acceptation si la facturation de frais d’inscription supérieurs s’avère nécessaire.
  • Créez un fichier de « problèmes » pour les inscriptions en attente de réponse du participant pour les traiter. Conservez le fichier dans un espace commun pour que tout le personnel chargé de la saisie des données puisse y accéder.
  • Fondamentaux
    • Décidez quelles sont les politiques, les processus et la philosophie de votre organisation en ce qui concerne les inscriptions.
    • Ces derniers doivent être le plus simples possibles. Observez les méthodes d'inscription, les instructions, les politiques et les processus du point de vue des participants et non pas du vôtre. Utilisez leur langue.
    • Décidez, à partir de l’utilisation de la technologie de vos participants et des besoins de l'événement, si les technologies disponibles peuvent améliorer le processus d'inscription sans trop le compliquer. Assurez-vous que les solutions choisies ont été testées et fonctionnement parfaitement avant de les adopter.
    • Déterminez la taille et la portée de votre événement. Demandez-vous quelles complexités potentielles présente l’inscription. À quoi veulent s’inscrire les assistants ? À l’événement en soi ou à des parties spécifiques de ce dernier ? Payent-ils pour chaque module auquel ils sont inscrits à la carte ou y-a-t-il certains modules compris ?
    • Décidez si vous assurez l’inscription en interne ou s’il est préférable de sous-traiter un tiers pour le faire Considérez les éléments suivants :
      • Les besoins et attentes des participants.
      • La taille et l’objectif de l'événement.
      • Les besoins et les complexités de l’événement.
      • Les capacités internes existantes (comptabilité et finances, technologie, personnel, capacités en ligne, gestion des bases de données, etc.).
      • Coûts internes face aux coûts d’externalisation.
      • Allez-vous vérifier l’assistance réelle ?
  • Considérations préalables à l’inscription
    • Travaillez avec votre département financier pour établir des politiques pour des aspects tels que:
      • La perte et le remplacement des badges.
      • Les changements de noms.
      • Les règlements par carte de crédit.
      • Les transactions en devises.
      • Les annulations et les remboursements, et qui a l’autorité pour accorder des exceptions le cas échéant.
    • Posez-vous également les questions suivantes : Quels sont les besoins de vos participants ? Quelles informations sont suffisamment importantes pour les inclure sur les badges et lesquelles doivent être mises en avant ? Quelles informations peuvent figurer au verso des badges ?
    • Que souhaitez-vous suivre ? Voulez-vous connaitre à l’avance quelles personnes vont assister aux sessions ?
    • Est-ce que les participants ont le choix de publier ou non leur nom dans toute liste d’inscription ?
    • Voulez-vous ou avez-vous besoin de fournir au participant un espace sur le formulaire d’inscription pour qu’il communique tout besoin particulier, telle qu’une infirmité ou des restrictions alimentaires ?
    • Est-il préférable d'envoyer les badges à l'avance pour éviter de faire la queue le jour J ?
    • Quelles sont vos capacités en ligne ou celles de votre fournisseur ? Comment votre organisation peut-elle encourager ou exiger que les inscriptions soient réalisées en ligne pour minimiser les besoins de personnel ou réduire les coûts ?
    • Avez-vous besoin d’une copie papier du formulaire d’inscription ? Quelles informations doivent être incluses dans le formulaire ? De quelles informations avez-vous besoin pour suivre les affiliations, les finances et la logistique et pour de prochaines campagnes de marketing?
    • Est-il important que vos assistants s’inscrivent le plus tôt possible pour des raisons de logistique ou de trésorerie ? Si c'est le cas, que pouvez-vous faire pour encourager ce comportement ? Pouvez-vous proposer une réduction pour tous ceux qui s’inscrivent avant ? Pouvez-vous proposer une réduction pour tous ceux qui s’inscrivent avant ou également pour des groupes ?
    • Déterminez la date limite d'inscription à l'avance, la date à partir de laquelle il ne vous sera plus possible de traiter les inscriptions avant l'événement et la date à laquelle vous devez informer les participants qu’ils doivent s’inscrire sur place.