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Préparation de Budgets

Utilisez votre budget à bon escient

Les changements de dernière minute peuvent coûter cher votre organisation. Pour mieux respecter le budget, nous vous conseillons de tout planifier à l'avance en utilisant un outil comme une feuille de calcul pour vos dépenses et les éventuelles recettes que vous percevrez de la part de prestataires, de promoteurs ou d'exposants.
Ne vous limitez pas uniquement aux tarifs des chambres pour les participants. De nombreux établissements hôteliers et centres de conférences incluent dans leur offre des prestations que d'autres facturent. Tenez compte de l'ensemble des facteurs dans votre budget global, et notamment:

  • Du prix de la nourriture et des boissons.
  • Du budget consacré aux loisirs.
  • Des taxes de séjour/frais des clubs de remise en forme.
  • De l'audiovisuel.
  • Des frais de transport.
  • Des dépenses technologiques.
  • Des taxes locales.
  • Des frais de service
  • Tenez compte des suggestions suivantes :
    • Déterminez les dépenses qui seront assumées par le promoteur de la réunion et celles qui seront prises en charge par les participants.
    • Créez un bilan répertoriant les coûts pour l'ensemble des points pratiques de votre réunion, tels que les coûts liés aux horaires du personnel, aux dépenses marketing, au transport terrestre et aérien, à l'hébergement, à la nourriture et aux boissons, aux divertissements et aux loisirs, aux taxes et aux pourboires, à l'équipement audiovisuel et à la production. Créez un « poste de secours » pour les dépenses non prévues et de dernière minute.
    • N'oubliez pas les dépenses liées aux licences (musique, supports imprimés) et à l'assurance (pour les boissons alcoolisées et la responsabilité civile, l'annulation pour motif professionnel et l'interruption de la manifestation).
    • Vérifiez les budgets de réunions similaires pour évaluer les dépenses.
    • En concertation avec le service comptabilité ou le directeur financier de votre société, décidez du formatage du budget de sorte qu'il soit compatible avec les systèmes comptables internes.
    • Obtenez la signature d'un responsable financier ou d'une autre personne exerçant une responsabilité fiscale au sein de votre société pour les éventuelles dépenses sortant du cadre du budget préétabli.
    • Assurez-vous que des fonds sont alloués pour payer l'ensemble des fournisseurs. Créez et tenez un compte du cumul des dépenses du programme.
    • Déterminez les objectifs de la réunion en relation avec votre budget. Gardez à l'esprit les questions de pré organisation relatives au type de réunion, aux participants, au thème, etc.
    • Précisez d'où proviennent les recettes et ce à quoi elles sont destinées.
    • Identifiez quels pourcentages de recettes proviennent de quels postes
    • Analysez ce que la société dépense et si ces dépenses sont susceptibles d'être trop élevées.
    • Déterminez quels sont les postes à même de permettre une augmentation des recettes.
    • Estimez l'ensemble des augmentations et des déficits.
    • Assurez-vous que le budget est établi en tenant compte du contexte global des objectifs et de la structure fiscale de la société.
  • Établissez un budget des dépenses
    • Toutes les dépenses relatives à chaque poste doivent être répertoriées.
    • Des devis doivent être obtenus auprès des fournisseurs.
    • Détaillez chaque poste.
    • Tenez un journal budgétaire des calculs et des devis enregistrés.
  • Définissez le budget des recettes
  • Au moment de développer ce budget, posez-vous les questions suivantes :

    • Le référencement ou les expositions sont-ils supposés générer des profits ?
    • Les réceptions sont-elles censées atteindre le seuil de rentabilité ou générer des profits ?
    • Une partie des recettes proviendra-t-elle d'un financement externe ou de subventions ?
    • Utilisez les tendances récentes et l'historique des inscriptions pour définir les recettes liées aux inscriptions.
    • Tenez compte de l'évolution du contexte économique susceptible d'affecter les inscriptions.
    • Adoptez une approche conservatrice pour arriver aux estimations de recettes.
    • Tenez compte des intérêts perçus suite aux investissements (séminaires d'envergure) liés aux frais des inscriptions anticipées et frais de location du lieu d'exposition.
    • Déterminez tous les sponsors