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Réunions Guide pour les Organisateurs de Réunions Préparation de Salles de Réunion

Préparation de Salles de Réunion

Une réunion efficace est plus efficace dans une salle de réunion bien aménagée. Voici quelques possibilités de disposition et leurs avantages :

  • Agencement En Petits Groupes de Travail
  • Groupes de tables rectangulaires mitoyennes. également connues sous le nom de « pods » ou de tables par équipes.

    Avantages : Groupes de trois tables rectangulaires configurées pour optimiser les séances de travail, la collaboration et la participation du groupe avec le ou les animateurs du groupe. Les tables sont installées dans des coins afin que personne ne tourne le dos à l'intervenant principal. Favorise la créativité et le travail d'équipe.

    Capacité assise optimale: 11 à 61 et +.

    à utiliser de préférence pour : L'enseignement et la formation, la présentation de conférence, le développement d'un esprit d'équipe, les discussions/négociations, le séminaire, l'atelier, la conférence/le débat et le brainstorming.

    Technologies les plus performantes : La projection de présentations, les ordinateurs individuels, les tableaux blancs/paperboards, l'audio/la musique, la visioconférence.

  • Agencement en Tables Rondes
  • Tables rondes agencées pour optimiser les exigences en matière de capacité assise pour de nombreux types d'utilisation.

    Avantages : Agencement idéal pour les réunions se déroulant aux heures des repas et les banquets afin d'encourager les négociations commerciales et la socialisation, quelle que soit la taille du groupe. En général, 6, 8 ou 10 personnes sont assises par table. L'agencement est parfois en forme de croissant, afin que personne ne tourne le dos à l'intervenant. Moins d'espace réservé aux coudes que l'agencement en petits groupes de travail.

    Capacité assise optimale : 1 à 61 et +.

    à utiliser de préférence pour : Les réunions avec repas.

    Technologies les plus performantes : Tableaux blancs/paperboards, l'audio et la musique.

  • Agencement en Chevrons
  • Les chaises sont disposées en rangées en forme de V et séparées par une allée centrale. Elles font face à la table d'honneur ou à l'intervenant.

    Avantages : Agencement de groupe important plus productif que l'agencement en salles de cours avec l'intervenant comme point d'attention principal. Un meilleur contact visuel entre le groupe et l'intervenant que l'agencement en salles de cours, formant ainsi une homogénéité et une participation plus efficaces.

    Capacité assise optimale : 11 à 61.

    à utiliser de préférence pour :
    L'enseignement/la formation, la conférence/présentation, les discussions/négociations, un exposé du comité de direction, le séminaire, la conférence/le débat.

    Technologies les plus performantes :
    La projection de présentations, les ordinateurs individuels, les tableaux blancs/paperboards, l'audio/la musique, la visioconférence, la téléconférence.

  • Agencement de Type Theatre
  • Les chaises sont disposées en rangées faisant face à l'estrade, il n'y a aucune table.

    Avantages : Agencement idéal pour les présentations, séminaires, conférences et Q&R plus courts nécessitant que les participants se concentrent sur l'observation et l'écoute. Convient parfaitement aux présentations exigeant une technologie audiovisuelle plus élaborée sans nécessiter de prise de notes ou l'utilisation d'un ordinateur portable.

    Capacité assise optimale : 11 à 61 et +

    à utiliser de préférence pour : L'enseignement/la formation, la conférence/présentation, le développement de l'esprit d'équipe, un exposé du comité de direction, le séminaire, l'atelier

    Technologies les plus performantes : La projection, les tableaux blancs, l'audio/la musique, la visioconférence.

  • Agencement de Type Conseil d'Administration ou Boardroom
  • Tables de forme rectangulaire ou ovale disposées avec les chaises situées sur leurs deux côtés et à leurs extrémités.

    Avantages : Agencement officiel de type conseil d'administration réservé aux séminaires impliquant un intervenant principal unique. Espace idéal pour une session de travail confortable, ainsi que pour la consommation de nourriture et de boissons. Espace vaste pour la téléconférence et les présentations visuelles.

    Capacité assise optimale : 1 à 40.

    à utiliser de préférence pour : La conférence/présentation, la réunion de conseil d'administration, les discussions/ négociations, les exposés de comité de direction, la conférence/le débat, le brainstorming.

    Technologies les plus performantes : La projection de présentations, les ordinateurs individuels, les tableaux blancs/paperboards, l'audio/la musique, la visioconférence, la téléconférence.

  • Agencement en U
  • Séries de tables disposées en U avec les chaises placées tout autour sur un ou les deux côtés.

    Avantages : Agencement idéal pour encourager un débat ouvert pour des petits groupes allant jusqu'à 40 personnes. Cet agencement structuré permet aux participants d'instaurer un contact visuel direct les uns avec les autres, permettant ainsi une discussion animée des idées.

    Capacité assise optimale : 1 à 40.

    à utiliser de préférence pour : L'enseignement et la formation, la réunion avec repas, les discussions/négociations, le développement d'un esprit d'équipe, la conférence/le débat, le brainstorming.

    Technologies les plus performantes : La projection de présentations, les ordinateurs individuels, les tableaux blancs/paperboards, l'audio/la musique, la visioconférence, la téléconférence.

  • Agencement en Double U
  • Deux tables en U sont disposées avec des chaises.

    Avantages : De nombreux avantages identiques à ceux d'un agencement en U, mais permet d'accueillir plus de personnes. Cet agencement structuré permet aux participants de se faire face les uns les autres pour entamer une discussion animée des idées.

    Capacité assise optimale : 26 à 61 et +.

    à utiliser de préférence pour : L'enseignement/la formation, le développement d'un esprit d'équipe, la discussion/les négociations, la conférence/le débat.

    Technologies les plus performantes : La projection de présentations, les ordinateurs individuels, les tableaux blancs/paperboards, l'audio/la musique, la visioconférence, la téléconférence.

  • Agencement de Type Chaises en Cercle
  • Les chaises sont alignées en cercle sans aucune table placée entre elles.

    Avantages : Agencement extrêmement informel facilitant la discussion en direct, les présentations interactives et le brainstorming entre de plus petits groupes de participants
    pendant des intervalles brefs. Le point central est porté sur la discussion sans aucun espace de travail ni beaucoup d'exigences technologiques.

    Capacité assise optimale : 1 à 40.

    à utiliser de préférence pour : Le développement d'un esprit d'équipe, la discussion/les négociations, l'atelier, le brainstorming.

    Technologies les plus performantes : Les tableaux blancs, l'audio et la musique.

  • Agencement en Cadre Ou Hollow Up
  • Les tables sont disposées en carré (ou en rectangle) avec les chaises placées autour à l'extérieur des tables. Le centre (intérieur) des tables est vide.

    Avantages : Ce type d'agencement facilite les discussions et le brainstorming, tout en permettant également d'aborder les ordres du jour de plusieurs intervenants. Cette disposition organisée convient aussi bien à des petits groupes qu'à des groupes de taille moyenne utilisant différentes technologies.

    Capacité assise optimale : 1 à 40.

    à utiliser de préférence pour :L'exposé du comité de direction, le développement d'un esprit d'équipe, les discussions/négociations, l'atelier, la conférence/l'échange, le brainstorming.

    Technologies les plus performantes :Les ordinateurs individuels, les tableaux blancs/paperboards, l'audio/la musique, la téléconférence.

  • Agencement en Amphitheatre
  • Les chaises sont disposées en rangées faisant face à l’estrade, il n’y a aucune table.

    Avantages : Agencement idéal pour les présentations, séminaires, conférences et Q&R plus courts nécessitant que les participants se concentrent sur l’observation et l’écoute. Convient parfaitement aux présentations exigeant une technologie audiovisuelle plus élaborée sans nécessiter de prise de notes ou l’utilisation d’un ordinateur portable.

    Capacité assise optimale : 26 à 61 et +.

    à utiliser de préférence pour : L’enseignement/la formation, la conférence/présentation, le séminaire, l’exposé du comité de direction.

    Technologies les plus performantes : La projection de présentations, les ordinateurs individuels, les tableaux blancs/paperboards, l’audio/la musique, la visioconférence, la téléconférence.

  • Agencement de Type Conférence
  • Des tables rectangulaires ou ovales sont disposées avec des chaises placées de tous les côtés.

    Avantages : Agencement idéal pour les séminaires réunions de plus petite envergure où l’attention principale est portée sur les participants eux-mêmes comme dans le développement d’un esprit d’équipe, le développement de produits ou les groupes de discussion. Ce type d’aménagement favorise un contexte communicatif et professionnel. Espace vaste pour la téléconférence et les présentations visuelles.

    Capacité assise optimale : 1 à 25.

    à utiliser de préférence pour : La réunion du conseil d’administration, les discussions/négociations, l’atelier, la conférence/l’échange, le brainstorming.

    Technologies les plus performantes :
    Les ordinateurs individuels, les tableaux blancs/les paperboards, l’audio/la musique, la téléconférence.

  • Agencement de Type Espace Libre Ou Open-Room
  • Une salle vide permet d’obtenir un lieu d’organisation de réunion exempt de forme.

    Avantages : Agencement de type espace ouvert favorisant la liberté de mouvement et la créativité, que ce soit pour la réunion de petits groupes ou de groupes importants. La plupart du temps pour le développement d’un esprit d’équipe ou le brainstorming. Une salle de ce type peut être complétée par divers accessoires et supports de conférence.

    Capacité assise optimale : 1 à 61 et +.

    à utiliser de préférence pour : Le développement d’un esprit d’équipe, le brainstorming.

    Technologies les plus performantes : La projection, les tableaux blancs/paperboards, l’audio/la musique.

  • Agencement de Type Salle de Cours
  • Rangées de tables avec les chaises faisant face à la partie avant d’une salle et où chaque personne dispose d’un espace pour prendre des notes ou utiliser un ordinateur.

    Avantages : Mode d’agencement traditionnel convenant pour les séminaires et formations, de petite ou de grande envergure et où les participants ont besoin de disposer d’un espace pour prendre des notes ou utiliser leur ordinateur portable. Ce type d’agencement se prête mieux aux sessions de Q&R avec l’animateur qu’à une discussion interactive entre les participants.

    Capacité assise optimale : 11 à 61.

    à utiliser de préférence pour : L’enseignement /la formation, la conférence/présentation, l’exposé du comité de direction, le séminaire.

    Technologies les plus performantes : La projection de présentations, les ordinateurs individuels, les tableaux blancs/paperboards, l’audio/la musique, la visioconférence, la téléconférence.