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Technologie/ Audiovisuel

Si vous achetez un forfait complet pour réunions (CMP), tous les besoins de base de la conférence sont compris :
  • Écran/ projection LCD
  • Accès à Internet haut débit
  • Tableaux à feuilles mobiles
  • Systèmes audio
  • Mobilier ergonomique
  • Salles spécialement conçues pour les réunions
Si vous avez opté pour une réunion à la carte, vous devez tenir compte des éléments suivants :
  • Plusieurs facteurs qui peuvent directement affecter la qualité et le coût d’une présentation audiovisuelle : hauteur du plafond, murs, sols, obstacles, fenêtres, éclairage, miroirs, portes, air conditionné et sorties d’urgence.
  • Demandez au service technique de la société de vérifier l’espace avec vous. Ce sont les personnes qui peuvent vous indiquer comment utiliser au mieux l’espace.
  • Contactez les intervenants et les présentateurs pour confirmer leurs besoins audiovisuels. Prévoyez, au moins, un écran, un tableau à feuilles mobiles et un projecteur LCD. Déterminez la disponibilité et les coûts de cet équipement.
  • Vous devez être conscient que toutes les salles ne sont pas équipées d’un système audio et que toutes les sessions n’en ont pas forcément besoin. Déterminez quelles salles ont besoin de système audio et lesquelles peuvent être utilisées avec les systèmes déjà en place. Essayez de négocier un tarif forfaitaire ou un pourcentage de réduction sur le tarif journalier lors de la location du système.

Éléments des salles de réunion à considérer :

  • Est-ce qu’il existe des obstacles tels que des piliers, des colonnes ou des lampes?
  • Où sont situées les portes : Les personnes en retard peuvent-elles interrompre la présentation ?
  • Y a-t-il des fenêtres avec des rideaux opaques, des persiennes, des stores ?
  • Puissance en watts : est-elle suffisante pour la présentation ?
  • Hauteur du plafond : L’écran est-il situé trop haut ?
  • Les murs sont recouverts de panneaux qui absorbent le bruit d’au moins 2,5 cm d’épaisseur ?
  • Comment est le système audio de la salle ?