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Réunions Guide pour les Organisateurs de Réunions Choix/ Travailler avec des Conférenciers

Choix/ Travailler avec des Conférenciers

Les intervenants sont clés

Pour un grand nombre de rencontres, il s’agit de l’élément clé. C’est eux qui communiquent le message souhaité. Ils incarnent la vision de la rencontre. Les organisateurs qui font partie du processus de sélection, du contrat et du travail avec les intervenants doivent suivre les indications suivantes.

  • Conseils sur où (et comment) chercher des intervenants
  • Agences d’intervenants - si vous allez contacter une agence, appelez-en une que vous connaissez ou qui vous a été recommandée.

    Associations professionnelles - impliquez-vous dans une association professionnelle telle que la Meeting Professionals International, l’American Society of Association Executives, la National Speakers Association ou la Professional Convention Management Association. Même si vous n’assistez pas à leurs conférences professionnelles, leurs départements de formation/ de conférences sont d’excellentes ressources.

    Conférences professionnelles - la plupart des conférenciers les utilisent comme des opportunités pour se faire connaître. Vous pouvez les écouter, les connaitre et les rencontrer..

    Collègues et publications - vos collègues vous donneront un avis sincère. Vous pouvez également trouver de possibles intervenants dans des revues, des publications et des articles de presse économiques.

    Établissements éducatifs - en fonction du sujet à traiter, vous pouvez contacter le département spécifique correspondant d’une université, comme la Faculté de Sciences Économiques. Les universitaires ont beaucoup d’expérience et peuvent être relativement économiques

  • Évaluation des intervenants
  • Avant de signer le contrat, considérez les éléments suivants :
    • Est-ce que le conférencier répond rapidement à vos questions ?
    • Jusqu’à quel point est-il disposé à s'adapter à vos besoins ?
    • Obtenez des références sur l’intervenant.
    • En général, est-il facile de travailler avec lui ? La meilleure façon d’évaluer toutes ces questions subjectives est d’avoir une conversation personnelle avec lui.
    Posez-lui les questions suivantes :
    • Depuis combien de temps faites-vous des conférences ?
    • Quelles sont vos qualifications et votre expérience ?
    • Avez-vous prévu de participer à une conférence à laquelle nous puissions participer pour vous écouter ?
    • Disposez-vous de matériel vidéo, audio ou écrit de promotion professionnelle ?
    • Avez-vous parlé pour d’autres sociétés ou associations du même secteur ?
    • Pouvez-vous personnaliser votre matériel pour mon groupe ? Jusqu’à quel point ?
    • Quel type de recherche préalable allez-vous réaliser ? (par exemple, allez-vous demander des rapports annuels ? allez-vous parler avec le personnel ou avec la direction ? Allez-vous vous informer sur le secteur ?)
    • Allez-vous apporter vos propres brochures ?
    • Serez-vous à la disposition du public, avant ou après votre présentation ?
  • Agences de conférenciers
  • Si vous passez par une agence de conférenciers, vous devez être préparé à répondre à des questions du style « Quoi », « Comment », « Quand », etc. (Même si vous ne contactez pas une agence, il est important de bien connaître les réponses) :
    • Qui est l’audience ?
    • Quel est le budget ?
    • Quand aura lieu la réunion ?
    • Où aura lieu la réunion ?
    • Pourquoi organisez-vous cette rencontre ?

    On peut également vous demander s’il s’agit de la première fois que l’événement a lieu et une liste d’intervenants auxquels vous avez déjà fait appel.

    Soyez réaliste en ce qui concerne votre budget et vos limites. À moins d’avoir un budget illimité, ne refusez pas un gagnant potentiel parce qu’il n’est pas connu.

  • Préparer votre intervenant
  • Une préparation sera forcément mécanique si l’intervenant n’a pas eu l’occasion de comprendre à qui il s'adresse.

    Au moins, veillez à aborder les points suivants avec lui :
    • Le nombre de participants, l’âge et le pourcentage de femmes/ hommes.
    • Le sujet et la durée de la présentation.
    • Le format de la session, notamment le temps destiné aux questions du public.
    • Le nom des autres intervenants (le cas échéant) et les sujets traités.
    • Les événements médiatiques complémentaires (entretiens avant et après la réunion).
    • Le dress code (Tenue professionnelle, informelle, de soirée).
    • Répétitions, le cas échéant.
    • Emplacement de la salle pour les conférenciers ou de la salle de préparation et des heures pendant lesquelles elle sera disponible.
    • Si des participants appartenant à différents niveaux vont assister, ou si tout le public provient d’un même niveau de la société.
    • Sujets d’actualité/ défis dans l’entreprise ou département.
    • Les sujets qui ne doivent pas être traités, qu’elles qu’en soient les raisons.
    • Les noms de personnes importantes qui y assisteront.
    Considérez avec attention si vous voulez que quelqu’un soit mentionné par son nom dans le discours du conférencier. Parfois, cela aide à personnaliser la présentation mais parfois il convient de l’éviter. Le conférencier peut :
    • A Vous demander à vous et aux participants de remplir un questionnaire.
    • Vouloir parler à certains des participants.
    • Vous demander de lui faire parvenir des matériaux sur la société, par exemple, des rapports annuels, des notes de services, des informations sur l’entreprise, etc.
  • Aider votre intervenant
  • Si votre intervenant doit parler après un repas, assurez que le service de table aura terminé ou ne gênera pas le début de son intervention.

    La salle doit être à une température agréable, l’estrade bien éclairée et le système audio doit parfaitement fonctionner.

    Évitez qu’il y ait des réunions bruyantes dans les salles adjacentes.Veillez au respect des horaires, en particulier, en ce qui concerne le dernier intervenant avant que tout le monde parte à l'aéroport.

    Organisez soigneusement votre présentation. Assurez-vous de bien prononcer le nom de l’intervenant et que ce dernier soit bien écrit sur tous les documents. Si vous devez résumer la biographie fournie, assurez-vous de mentionner les points les plus importants. Si le conférencier vous fournit une intro spécifique, lisez-la telle quelle, elle peut être le cadre de la présentation.

    Impliquez l’intervenant dans l’élaboration des matériaux de promotion de la conférence. La plupart des intervenants sont ravis d’aider à promouvoir leurs présentations auprès d’éventuels participants.

    Utilisez vos connaissances uniques pour mettre au point une description du programme en accord avec les attentes des participants et du conférencier.Assurez-vous que l’intervenant reçoit les copies du matériel de promotion, de même que toute invitation adressée aux médias.

    Travaillez avec le conférencier pour créer des brochures inoubliables. Les sondages démontrent que les participants aux conférences considèrent que les brochures sont une partie essentielle de l'expérience de formation.

    Assurez-vous que le tarif payé à votre conférencier comprend la préparation des brochures.L’organisateur de conférences peut avoir besoin d'imprimer un grand nombre de brochures pour le programme. Si c’est le cas, définissez des dates limites envisageables pour les deux parties.

    Traitez vos intervenants comme une partie de votre équipe. Informez-les de l’évolution du programme. Fournissez-leur les informations en soulignant la date de livraison des matériaux, en particulier, en ce qui concerne les dates limites pour le matériel de promotion. (Remarque : un grand nombre d’intervenants fourniront leurs propres informations et vous demanderont de les confirmer. Faites-le au plus vite).

    Informez les intervenants de l’emplacement de la salle de la conférence et de la salle de réunion. Informez-les du moment où la salle des conférenciers sera disponible avant la réunion.

     

  • Tarifs et marge de négociation
  • La plupart des conférenciers sont prêts à négocier. Voici une série de prestations en nature que vous pouvez proposer aux conférenciers et qui peuvent supposer un avantage au moment de demander une réduction du tarif :
    • Une copie de la vidéo originale
    • Une liste des participants
    • Une lettre de recommandation
    • Des références
    • Une ou plusieurs nuits d’hébergement supplémentaires
    • Le choix du créneau/ date
    • Un contrat à exécution multiple
    • De la publicité supplémentaire
    • Des billets d’avion/ repas pour le conjoint
    • Une liste de diffusion
    • Un article dans le bulletin d’information de votre organisation
    • Deux ou trois annonces gratuites dans le bulletin
    Demandez si le conférencier offre une réduction pour :
    • Certaines zones géographiques
    • Des complexes hôteliers
    • La période de l’année
    • Des organisations à but non lucratif
    • Plusieurs interventions dans une ville
    • Est-ce que le conférencier peut assurer plusieurs créneaux ? Le fait d’embaucher un autre conférencier implique des frais de transport, d’hôtel et de restauration supplémentaires.
  • Contrat
  • Voici les conditions standards qui devraient figurer dans chaque contrat :
    • Le nom de la société, son adresse et le nom de la personne de contact
    • Le nom de l’intervenant, son numéro de téléphone, son numéro de portable, le numéro de téléphone pour les urgences.
    • Le lieu de l’intervention : Le lieu, l’adresse, le numéro de téléphone et la salle où l’intervention aura lieu.
    • Période d’engagement :
      • Le jour/ la date de l’intervention
      • La longueur du discours. Par exemple, 1 heure environ
      • Le créneau. Par exemple, de 13h00 à 17h00
    • Le public attendu
    • L’intitulé du discours
    • Personne(s) de contact sur place : Le nom, le numéro de téléphone/ fax, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone d’urgence.
    • Le tarif et tout ajout tel que le billet d’avion, l'hébergement, les coûts de reproduction du matériel, etc.
    • Les besoins techniques : Les besoins audiovisuels, l’impression des brochures, etc.
    • Le mode de règlement :
      • La date de versement de la caution/ règlement final
      • Le nom de la personne au nom de laquelle les chèques doivent être établis.
    • Les petits caractères du contrat. Ils protègent l'intervenant ou l’agence de toute responsabilité. Si vous embauchez une célébrité du monde du spectacle, elle peut être très spécifique et préciser le type de boissons qu’elle souhaite dans sa loge.  Assurez-vous de le lire avec attention. Cela peut impliquer un effort financier supérieur à celui prévu.
    • Clauses supplémentaires. Généralement, elles concernent l’éclairage, la mise en scène, une alimentation précise, etc. et impliquent toujours des frais supplémentaires. Avant de prendre une décision finale, considérez les coûts supplémentaires. Est-ce que cela déséquilibre le budget ?
    • Signature et dates. Un contrat n'est définitif que lorsqu'il est signé et daté par le conférencier ou son agent.
  • Questions à résoudre
  • Voyage
    • Déterminez qui va réserver le voyage du conférencier. La plupart des conférenciers le font eux-mêmes et préparent une facture séparée.
    • Informez le conférencier du nom de la personne (nom de l’agent de voyages) chargée des réservations. Permettez-lui de bénéficier des mêmes offres que celles obtenues pour les participants, par exemple, des réductions d’entreprise ou des billets de groupe.
    • Les conférenciers demanderont certainement au client de réserver le meilleur billet mais ils doivent avoir la flexibilité pour voler en classe économique, si nécessaire. Par ailleurs, il est possible qu’ils puissent passer en première classe sans aucun frais supplémentaire de votre part.
    • Demandez l’itinéraire de voyage pour que quelqu’un l’attende à l’aéroport à son arrivée et l’accompagne lors de son départ.
    • Hébergements à l’hôtel
    • Considérez la possibilité d’un retard.
    • La chambre doit être facturée sur le compte principal.
    Règlement
    • Les conférenciers souhaitent être payés le jour de leur présentation. Informez votre département financier pour que les chèques soient préparés. Si vous travaillez avec une agence, elle peut demander le chèque à l’avance afin de pouvoir l’encaisser et payer le conférencier dans les temps opportun.
    Contrats d’enregistrement
    • La plupart des conférenciers célèbres n’autorisent pas l’enregistrement de leurs discours. Ou bien, ils peuvent demander un tarif supplémentaire.

    Budget pour les éléments audiovisuels

    • Est-ce que votre budget pour les éléments audiovisuels est en conflit avec les conditions du conférencier ? Si votre budget est particulièrement serré, informez le conférencier au début pour pouvoir trouver une solution satisfaisante pour les deux. Par exemple :
      • Demandez-lui si au lieu d’un micro sans fil il peut utiliser un micro filaire.
      • Demandez-lui si sa présentation a besoin d’une sonorisation ou d’un éclairage compliqués et chers.